Järjestin helpottaa nuorisoalan järjestöjen tiedontuotantoa ja tuo näkyväksi järjestöjen vaikuttavuuden  

Mikä on Järjestin? 

Nuorisoalan järjestöt ovat merkittävä osa monen nuoren elämää. Nuoret osallistuvat toimintaan aktiivisesti ja saavat siitä elämäänsä sisältöä, kannustimia, taitoja ja sosiaalisia kontakteja. Jotta toimintaa voidaan kehittää ja tuoda esiin sen merkittävyyttä, tulee siitä kerätä tietoa erilaisissa muodoissa. Järjestöjen tiedonkeruutavat, vuosikellot ja kerättävät sisällöt vaihtelevat. Yhdistävänä tekijänä ovat yleensä järjestöjen tekemät kyselyt jäsenilleen, henkilöstölleen ja erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa tehtävät kyselyt. Kaikkiaan tietoja kerätään kuitenkin hyvin eriävillä tavoilla, ja sen kokoaminen ja vertaaminen valtakunnallisesti, toimijoiden välillä tai muutoin on haastavaa.  

Nuorisoalalle tuttu ja Aluehallintoviraston ylläpitämä nuorisotilastot.fi kokoaa ja visualisoi tietoa nuorista ja nuorisotyöstä. Sivustolla olevaa tietoa hyödynnetään käytännön nuorisotyössä ja päätöksenteon tukena. Yksi Kentaurin osaamiskeskustehtävistä on ollut kehittää sivuille osio, joka tuottaa säännöllistä, luotettavaa ja vertailukelpoista tietoa myös nuorisoalan järjestöistä. Järjestin on uusi digitaalinen tiedontuotantopalvelu valtakunnallisille nuorisoalan järjestöille, joka on kehitetty helpottamaan nuorisojärjestöjen tiedontuotannon haasteita ja tuottamaan uutta tietoa järjestöjen toiminnasta myös nuorisotilastot.fi-sivustolle. 

Järjestimessä kerätty tieto jää järjestöjen omaan käyttöön  

 Järjestin kokoaa monipuolisesti kerättyä tietoa helposti luettavaan, tulkittavaan ja sovellettavaan muotoon. Tietoja kootaan järjestöjen omista tiedoista, reaaliaikaisesti kerätyistä toimintatiedoista sekä järjestöjen omien kyselyiden avulla. Järjestöt voivat hyödyntää Järjestimestä löytyviä valmiita kyselypohjia tai tehdä omia kyselyjä. Valmiissa kyselypohjissa ovat mm. Kentaurissa kehitetyt Osallisuusmittari ja NEMI – Nuorisotyön ekologiset arvot -mittari.  

Järjestin on pyritty kehittämään mahdollisimman helposti käytettäväksi, joten se toimii sekä selaimella että mobiililaitteella. Kyselyt voi lähettää eteenpäin linkkeinä tai suoraan sähköpostiin, eikä vastaajien tarvitse olla kirjautuneina Järjestimeen.  Kerhon vetäjä voi siis täyttää illan osallistujatiedot vaikka suoraan puhelimellaan heti illan aikana, ja tiedot jäävät talteen kauden lopun raportointia varten. Toimintatietoja ja kyselyjä voi tarkastella erilaisin infograafein, ja ne voi tulostaa suoraan käyttöön png.-, pdf.- ja csv.-tiedostoina. Järjestin toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Näitä infograafeja on helppo hyödyntää esimerkiksi viestinnässä ja raportoinnissa. 

Laadukas palvelu haluttiin taata pitkällä ja huolellisella kehitystyöllä 

Aloittaessamme kehitystyön emme tienneet, että olemme tekemässä digitaalista tiedontuotantopalvelua. Käyttäjälähtöinen kehittäminen oli lähtökohtana alusta alkaen ja aloitimme nuorisoalan järjestöjen kuulemisen matalakynnyksisissä Turinatuokioissa jo Osaamiskeskus Kentaurin alkuaikoina. Allianssin Nuorisoalan järjestöt NYT! -webropol-kyselyn kehittäminen oli mielenkiintoinen projekti, ja kyselystä saatu palaute auttoi meitä pohtimaan digitaalista tiedonkeruuta eri näkövinkkeleistä.   

Kartoitimme muun nuorisoalan tiedontuotantoa ja havaitsimme sen olevan jo pitkällä digitaalisuuden suhteen. Oli ilahduttavaa nähdä, kuinka valtakunnalliset nuorisoalan järjestöt ja sidosryhmät (OKM, AVI:n nuorisotilastot.fi:n väki, Suomen Kuntaliitto ja Humak) ottautuivat mukaan erilaisiin työpajoihin, yksilöhaastatteluihin, vaatimusmäärittelyiden tekoon ja osallistuivat itse ohjelmistokehitykseenkin. 

Ymmärrys siitä, kuinka moninainen tiedonkeruu nuorisoalan järjestökentällä on ja millaisia tiedontuotantotapoja erityyppisillä nuorisoalan järjestöillä on, auttoi meitä hahmottamaan paremmin sitä, millainen digitaalisen tiedontuotantopalvelun tulisi olla juuri tälle käyttäjäryhmälle. Eräänä seikkana, joka koskettaa muitakin nuorisoalan tiedontuotantopalveluita, on käsitteiden erilaisuus, päällekkäisyys ja monimuotoisuus. Sama käsite saattaa tarkoittaa eri asiaa tai olla laajuudeltaan erilainen. Käsitteet ovat myös osa järjestön identiteettiä. Tämän lisäksi erilaisissa kohtaamisissa tulivat huomioiduksi erilaiset digitaidot ja kiinnostus tuoda digitaalista tiedonkeruuta omaan järjestöarkeen.   

Rahoituksen muutokset tuovat esiin järjestöjen kyvykkyyden osoittaa järjestön vaikuttavuutta, kehittää järjestöä strategisesti, havaita useamman vuoden kaaressa oman toiminnan kehittyminen ja välittää tietoa järjestöstä esim. erilaisten tiedonvisualisointien avulla. Tätä työtä tulee helpottamaan Järjestimestä saatava tieto, joka muodostaa ajallaan vuosisarjoja järjestön toiminnasta. 

Lämmin kiitos koko kentälle hyvistä keskusteluista vuosien varrelta! 

Järjestintä on esitelty erilaisissa tilaisuuksissa tutkijoista nuorisoalan ammattilaisiin  

Järjestintä on vuosien mittaan esitelty erilaisissa tilaisuuksissa: mm. kahdesti Nuorisotutkimuspäivillä, Nuorisotyön viikolla, opetus- ja kulttuuriministeriölle, opetushallituksen väelle, ITK-konferenssissa ja Nuori-tapahtumassa. Järjestin tulee olemaan näkyvillä myös kevään 2024 Nuori-tapahtumassa yhdessä kunnallisen nuorisotyön dokumentointijärjestelmä nuoDon kanssa. Olemme saaneet palautetta eri tahoilta näissä tilaisuuksissa ja kehitystyön aikana.   

“Huomaa, että Järjestintä on tehty käyttäjälähtöisesti ja kehitystyössä on huomioitu nuorisoalan järjestökentän moninaisuus. Organisaatiorakenteen rakentaminen erilaiset järjestöt huomioiden helpottaa Järjestimen muokkaamista kunkin järjestön tarpeita vastaavaksi”.  

“Kyselytyökalulla järjestöt pystyvät tekemään erilaisia kyselyitä jäsenilleen, henkilöstölleen ja vaikkapa erilaisissa tapahtumissa. Kaikki tieto on samassa paikassa, kyselyitä voidaan lähettää vaikka vuosittain ja verrata saatuja vastauksia eri vuosien kesken. Tämä helpottaa järjestön oman työn kehittämistä ja vaikuttavuuden osoittamista”.   

“Tietoa kerätään melko erilaisin kysymyksin – tiedonkeruun yhtenäistäminen helpottaa päätöksentekoa”.  

“Kuntien rahoittama nuorisoalan järjestöjen tekemä työ tulee nyt paremmin näkyväksi myös Suomen harrastamisen mallia ajatellen”.   

Järjestin on kehitetty pysyväksi tueksi järjestöille, joten halusimme saada ensimmäiset mahdolliset käyttäjät mukaan heti palvelun avauduttua. Syksyllä 2023 lähestyimme järjestöjä suoraan sähköpostilla ja kontaktoimme osan järjestöistä myös puhelimitse. Järjestintä on esitelty lisäksi syksyllä pidetyissä esittelytilaisuuksissa Teamissa. Järjestimen ensimmäiset käyttäjät aloittivat tiedonkeruunsa marraskuussa. Palautetta Järjestimestä on kerätty myös ohjelmistotyöpajoista.   

“Tämähän on melkein liian hyvä ollakseen totta! Aiemmin käyttämämme työkalu ei huomioi yhtä hyvin meidän tarpeitamme. Voimme tuoda oman mittaristomme järjestömme käyttöön ja hyödyntää muutoinkin kyselytyökalua monipuolisesti. Samaa kyselyä voidaan jakaa kaikille Järjestimessä. Omien kansioiden luominen niin kattojärjestölle kuin paikallisjärjestölle helpottaa tiedonhallintaa.”

“On hyvä, että Järjestintä voi käyttää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, sillä järjestössämme on erikielisiä työntekijöitä ja vapaaehtoisia, jotka keräävät tietoa”.   

“Toimintatietojen kerääminen on ollut joskus haastavaa, sillä ruutuvihkot, joihin kirjauksia tehdään, saattavat olla kateissa. Nyt tietoa saa kerättyä yhteen paikkaan samoin kysymyksin. Oma tiedonkeruummekin yhdenmukaistuu”.   

Katseet jatkokehityksessä  

Ohjelmistokehitys ei pääty Järjestimen osalta tähän, vaan Järjestimen ensimmäistä versiota jatkokehitetään mm. saadun käyttäjäpalautteen perusteella. Vaikka Järjestintä on kehitetty käyttäjälähtöisesti pyrkien huomioimaan valtakunnallisen nuorisoalan järjestökentän moninaisuus ja jo kehittyneet tiedonkeruuntavat, löytynee siitä vielä ehostettavaa. Sisältöjä ajatellen resursseihin liittyvät kysymykset lienevät sellaisia, joita olisi hyvä saada jatkossa mukaan. Samoin käytettävyyteen liittyviä lisäparannuksia on kehitystiimillä mielessä yksi, jos toinenkin. Rajallinen kehitysaika ja budjetti jättivät listan vaatimusmäärittelyissäkin olleita kehityskohteita odottamaan jatkokehitystä. Työtä tullaan jatkamaan Humakissa osaamiskeskus Kentaurin kauden päätyttyä. 

Tule tutustumaan lisää Järjestimeen Kentaurin julkaisutilaisuudessa! 

Kirjoittajat:   

Niina Autiomäki, FM, AmO. Toimii Humanistisessa ammattikorkeakoulussa TKI-asiantuntijana ja Digioppimisen kehittämisryhmän jäsenenä, Osaamiskeskus Kentaurissa tiimivastaavana ja Järjestimen ohjelmistokehityksessä projektipäällikkönä ja tuoteomistajana.  

Elisa Rasinkangas, FM. Toimii Osaamiskeskus Kentaurissa tapahtuma- ja viestintäkoordinaattorina.